10 tips para organizar un evento y triunfar

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La semana pasada revisando un evento corporativo, desempolve unos archivos de algunos de los eventos organizamos hace algún tiempo. Tres ediciones consecutivas de La Vuelta a España, varios certámenes de Premios a la Calidad, Congresos Anuales, Viajes con clientes a la Central de Control de Satélites, y los Seminarios con los que cada año, recorríamos entre 15 y 25 ciudades por toda España.

En cada uno de estos seminarios se convocaban entre 100 y 300 asistentes. Montábamos y desmontábamos un espectacular escenario con cortinas, paneles, audiovisuales, retroproyecciones y mesas de ponentes de hasta 5 personas. Las sesiones tenían una extensión de hasta 4 horas, con un descanso, y al termino, los asistentes pasaban a una sala de exposición de producto en la que los fabricantes y distribuidores habían montando pequeños stands donde exponían sus novedades y se realizaba Networking, mientras se servía un cóctel-cena, muy apreciado por todos.

Eran sesiones maratonianas, que casi siempre terminaban con una cena con clientes. A la mañana siguiente ya se habían desmontado el escenario y los stands y en los coches se cargaban los últimos equipos, mientras terminábamos el café y croissant en el hotel. En algunos casos teníamos que recorrer muchos kilómetros para llegar a otra ciudad y volver a montar todo. Y al final del ciclo, nos despedíamos con cansancio, pero con cierta nostalgia.

No hay evento que triunfe con improvisación

Estos roadshows, como todos los eventos, requieren mucha dosis de planificación y organización. No hay evento que triunfe con improvisación. Meses antes se establecen los objetivos y el target al que se quiere invitar. Se confirma cada detalle con los departamentos de ventas y de comunicación, y se establecen unas fechas adecuadas, y compatibles con las agendas de nuestros ponentes, sin olvidar revisar el calendario laboral y las fiestas locales para que no haya sustos de última hora. Posteriormente, se elabora un briefing que se entrega a la agencia de eventos para que nos proponga localizaciones singulares, creatividades, invitaciones, seguimiento y refuerzos online, y lo más importante un presupuesto acorde a nuestro Budget. Antes de lanzar la convocatoria, todo tiene que estar muy bien atado, el lugar, la fecha, la hora, la confirmación de los ponentes, pero sobre todo el contenido. No hay éxito en un evento, si no hay un buen contenido que enganche a los asistentes. Hoy en día y en la medida de las posibilidades, para que un evento consiga quedar en la memoria del asistente, se utilizan recursos impresionantes, audiovisuales espectaculares, y efectos sorprendentes. La sorpresa, sin duda, es mi preferido, y uno de los recursos que más buscan las agencias y los organizadores, sin olvidar el buen gusto, la elegancia y el cuidado del detalle.

Además, es fundamental conocer bien el target al que nos dirigimos. No es lo mismo un evento corporativo, institucional, que un plan de incentivo para la red comercial,  o una rueda de prensa destinada a los medios, pero hay algunas claves que suelen ser comunes en cualquier organización de un evento.

A continuación os dejo 10 tips para conseguir triunfar:

  1. Conocer el objetivo del evento para poder enfocarse en sus necesidades.
  2. Seleccionar un espacio que reúna las condiciones necesarias para el evento.
  3. Elegir una fecha para el evento que no coincida con otros eventos del mismo tipo, de esta forma garantizas una mayor audiencia.
  4. Realizar la convocatoria, enviando invitaciones a los asistentes reforzando a través de los medios de comunicación y redes sociales.
  5. Cuando ya hay sitio y fechas se deberá diseñar un programa y un itinerario.
  6. Preparar un catering, que puede sirva de break o comida para hacer networking a los asistentes.
  7. Si el evento dura más de un día, localizar hoteles con los que negociar tarifas accesibles para los asistentes.
  8. Personalizar el espacio del evento con logos, carteles, mobiliario para reforzar el evento.
  9. Definir la forma de inscripción, gratuito o de pago, se ha de realizar un registro para conocer la convocatoria.
  10. Durante el evento, tener la capacidad de solventar los posibles problemas de última hora y responder con rapidez y eficacia a las necesidades de los asistentes.

Es fundamental medir los resultados del evento

Y para terminar, es fundamental medir los resultados del evento. Ayúdate de una App o soporte para medir los resultados antes, durante y después del mismo. Actualmente, existen en el mercado que soportes que facilitan la convocatoria, nos mantienen informados durante el evento y generan todo tipo de información para conocer con detalle el perfil de nuestro invitado.

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