Después del descanso veraniego tan merecido, volvemos a organizar nuestros eventos. Septiembre y octubre son sin duda, meses de gran intensidad y en los que la planificación que hemos realizado en julio nos vendrá muy bien para que los evento triunfen.
Ahora más que nunca necesitamos buenas dosis de organización. La improvisación no cabe en estos momentos y todo lo que hayamos previsto utilizando nuestra experiencia y nuestro sentido común nos ayudará a la hora de evitar pequeños o grandes problemas de última hora.
No hay evento que triunfe con improvisación
Meses antes y con la ayuda del briefing, hemos establecido los objetivos, el target al que nos dirigimos. Hemos determinado las fechas más adecuadas, y lo hemos confirmado con los ponentes. Hemos revisado el calendario laboral y las fiestas locales para que no haya sustos de última hora y tenemos seleccionados localizaciones singulares, creatividades, invitaciones y acciones online que vamos a incluir en nuestra propuesta. Sin olvidar, que todo ello deberá encajar en el presupuesto del cliente.
Antes de lanzar la convocatoria, todo tiene que estar muy bien atado, la ubicación, la fecha, la hora, la confirmación de los ponentes, pero sobre todo el contenido. Ningún evento triunfa si no puede atraer a los asistentes con un buen contenido.
Para que el evento sea recordado y que permanezca en la memoria del asistente, podemos utilizar recursos impresionantes, audiovisuales espectaculares, y efectos sorprendentes.
Además, es fundamental conocer bien el target al que nos dirigimos. No es lo mismo un evento corporativo, institucional, que un plan de incentivo para la red comercial, o una rueda de prensa destinada a los medios, pero hay algunas claves que suelen ser comunes en cualquier organización de un evento.
A continuación os dejo 10 tips para conseguir triunfar:
- Conocer el objetivo del evento para poder enfocarse en sus necesidades.
- Seleccionar un espacio que reúna las condiciones necesarias para el evento.
- Elegir una fecha que sea adecuada y que no coincida con otros eventos para garantizar la audiencia.
- Realizar la convocatoria, enviando invitaciones a los asistentes apoyándonos, si es necesario en medios de comunicación y redes sociales.
- Diseñar un programa y un guión con antelación.
- Ofrecer un catering, coffee-break o comida para hacer networking e intercambio de impresiones.
- Si es necesario hospedar a los asistentes, localizar hoteles con los que negociar tarifas preferentes.
- Personalizar el espacio con el branding de la empresa, a través de logos, carteles, etc.
- Definir la forma de inscripción, gratuito o de pago, se ha de realizar un registro para conocer la convocatoria.
- Durante el evento, tener la capacidad de solucionar posibles problemas de última hora y responder con rapidez y eficacia a las necesidades de los asistentes.
Es fundamental medir los resultados del evento
Y para terminar, es fundamental medir los resultados del evento. Ayúdate de una App o soporte para medir los resultados antes, durante y después del mismo. Actualmente, existen en el mercado que soportes que facilitan la convocatoria, nos mantienen informados durante el evento y generan todo tipo de información para conocer con detalle el perfil de nuestro invitado.
Si te interesa contactar con una empresa que pueda ayudarte en la organización de tu evento, ¡en Differentia Events te esperamos! Cuéntanos tu idea y diseñaremos un plan que se adapte a todas tus necesidades y cumpla tus objetivos. Llámanos o envíanos el formulario de la web y nos pondremos en contacto contigo. Estamos deseando empezar a trabajar lo antes possible en tu propuesta.
