Es bien sabido que las empresas, sobre todo pequeñas, ajustan sus presupuestos y tienden a no invertir en empresas externas y a hacer sus promociones y eventos por ellos mismos, ¿pero sabemos qué beneficios aporta el confiar en un profesional que se ocupe de nuestros eventos?.
Por definición, un organizador de eventos puede desarrollar el concepto, diseñar, planificar, controlar los gastos y gestionar tanto al equipo, como a los proveedores. Pero además, consigue establecer de forma perfecta, el que diferentes cosas converjan al mismo tiempo, en un mismo sitio.
Organizar un evento es un proceso complejo y de gran responsabilidad. Se necesita un alto nivel de administración, planificación, atención al detalle y gestión de presupuestos y tiempos.
A continuación, expongo cinco razones por las que un organizador de eventos puede aportar gran valor a la conseguir los objetivos de tu negocio, a través de un evento:
Ahorro de tiempo:
Aunque parezca sencillo, organizar un evento, requiere de un proceso complicado para coordinar cada una de los factores que intervienen. Coordinar a las personas involucradas en el proyecto requiere de un alto nivel de comunicación entre los equipos, flexibilidad y controlar que que todo tenga los máximos estándares de calidad, y que ocurra en el sitio correcto y en el tiempo adecuado.
Para ello, hay que contar con una persona que maneje todo de forma versátil. Un profesional que se asegure que todo ocurre de forma adecuada, y que gestione la selección de espacios, las opciones de entretenimiento y a los proveedores involucrados.
Una agencia de eventos experimentada tiene que contar con un gran número de proveedores, que tengan probadas habilidades en sus servicios, evitando el tener que buscar a nuevos suministradores, con lo que ello conlleva a la hora de iniciar procesos de negociación y pagos.
Todo este trabajo requeriría de mucho tiempo, que puede ser utilizado por la empresa para otros temas.
Disponibilidad de conocimientos, habilidades y experiencia:
Entre los muchas habilidades que ofrece un organizador de eventos, siempre se incluyen:
- Conocimiento y experiencia seleccionando los mejores espacios y proveedores.
- Experiencia en gestionar diferentes situaciones y logística.
- Ideas creativas para diseñar proyectos originales y adaptados al briefing.
- Habilidades para negociación de tarifas interesantes y términos de pagos interesantes.
- Saber gestionar a múltiples proveedores, al mismo tiempo.
- Conocimiento de otras culturas e idiomas donde se celebren los eventos.
Evita costes imprevistos:
El organizador de eventos tiene la capacidad de gestionar el presupuesto, analizando los costes totales de un evento. Controla y preve posibles gastos, evitando la desviación del presupuesto inicial o costes adicionales, que puedan surgir a la hora del pago de la factura final.
Estás cubierto ante cualquier imprevisto:
Es crucial asegurarse que todo está controlado para evitar problemas. El organizador de evento es una persona que revisa y planifica minuciosamente antes y durante el evento. Siempre dispone de un plan “B”, en caso de necesidad y esto aporta tranquilidad y seguridad de que todo va a salir bien. Revisa cada pequeño detalle y coordina el servicio de todos los proveedores y personas involucradas.
Evita situaciones de estrés:
Uno de los principales beneficios es que el organizador del evento se encarga de todo, descargando grandes dosis de estrés y responsabilizándose de todo el proceso. Tiene una gran capacidad de resolución de problemas, incluso bajo presión, dejando que sus clientes se relajen y disfruten del evento.
Por todo ello, la próxima vez que tengas que organizar un evento, considera el contar con una agencia o un organizador de eventos, con los beneficios de ahorro de coste, tiempo y experiencia que aportará a tu organización. Si a ello, le añades las grandes dosis de creatividad y propuestas atractivas que pueden ofrecer para reforzar tu evento, seguro que esta vez te decides por un profesional que con pequeños detalles va a transformar tu evento en una experiencia, que permanecerá en la memoria de tus invitados, aportando múltiples beneficios a tu negocio.
