Si… perdonad, ya sé que hace mucho tiempo que no escribo en mi Blog, pero es que ando muy liada: La hija de una de mis mejores amigas se casa en junio y me ha pedido que le ayude con la organización de la boda. Dice que he organizado eventos muy complejos y sobre todo, con muy buenos resultados. La situación se le va de las manos, el novio, como es habitual, se ha desentendido completamente de la organización y su hija salta, como una rana asustada, de idea en idea, cada cual más loca, en búsqueda de algo original y divertido para sus casi 100 invitados.
Para que un evento triunfe, es muy importante diseñar una buena idea, creativa e innovadora.
Organizar una boda hoy en día no es tarea fácil, los anfitriones, en búsqueda de ideas originales, pecan de rozar la horterada y el mal gusto. Todo buen evento necesita una buena dosis de sorpresa, que enganche a los asistentes y les haga recordar este día para siempre. No obstante, hay que cuidar otros aspectos fundamentales a la hora de organizar una boda:
- En primer lugar, necesitamos conocer muy bien qué tipo de evento vamos a organizar. Para ello, es imprescindible sentarnos con los protagonistas (los novios), y a ser posible con los padres para conocer sus gustos y sobre todo el perfil de los invitados; jóvenes, edad media, si hay niños, para poder diseñar una buena idea sobre la que girará nuestro evento.
- A continuación, daremos forma al evento. Una boda siempre tiene el mismo objetivo: celebrar la unión de dos personas, pero podemos aprovechar una característica, un hobby, un claim de uno o los dos novios y que gire alrededor del evento. Esto sería su marca personal que podríamos utilizar en en la entrada, en los salones, en señalítica, o simplemente en el momento del discurso o durante el entretenimiento. Como en cualquier acción de marketing funciona muy bien utilizar un Story Telling, una historia que contar que trasmita emociones y llegue al sentimiento.
- Si ya tenemos la idea, es fundamental establecer un plan de acción. Hay que fijar un timing y buscar localización, enviar las invitaciones, elegir el catering, música, entretenimiento y todo lo que dará vida al evento.
- En todo evento, es imprescindible desarrollar el proyecto, es decir, planificarlo, ordenarlo, revisarlo, coordinar todos los elementos que van a formar parte conjuntamente con los proveedores. Tenemos que evitar el mínimo error, y para ello, vamos a evitar en la medida que podamos, dejar espacio para improvisaciones de última hora. Muy importante, tener un plan B. Por ejemplo, es mejor evitar hacer experimentos al aire libre, sin tener un espacio para cambiar la localización en caso de lluvia. Conociendo la facilidad que tiene Mr. Murphy para colarse siempre en los eventos, yo sugiero revisar cada detalle y tener mucha comunicación con todos los responsables involucrados, así como con los novios. Es fácil dejarnos llevar por nuestro sentido común y experiencia, pero no podemos olvidar que los protagonistas son los anfitriones y cada pequeño detalle tiene que estar consensuado por ellos para asegurarnos que les gustan tanto como a nosotros. Sin duda, nadie como ellos conocen los gustos y preferencias de sus invitados y es la mejor forma de triunfar.
- Y llego el momento… Voilà!. Es la hora de ejecutar el acto así que mejor dormir bien, y estar muy atentos y preparados para solucionar cualquier eventualidad. Y seguro que algo hay… pero la clave es que los invitados no lo detecten. Que tengamos la capacidad de responder sin que nadie lo detecte. De cualquier forma, recomiendo buenas dosis de serenidad y sobre todo intentar no transmitir nerviosismo, ni desesperación. “Al mal tiempo, buena cara”. Buscar el problema, analizarlo y encontrar una respuesta. En algunas ocasiones y cuando el problema es visible, lo mejor es hablar con los invitados, explicar lo qué pasa y pedir disculpas, informando de cómo el problema quedará subsanado. Es mejor dar detalles, información. Los invitados lo entenderán y disculparan el error.
- Una vez finalizada la boda y cuando todos se van, hay una tarea para recoger y desmontar todo aquello que hemos utilizado, escenario, decoraciones, attrezzo, etc.. la localización tiene que quedar tal y como lo encontramos. Muchas veces podemos hacer el desmontaje al día siguiente, pero en algunas ocasiones se necesita liberar el espacio para otro montaje, así que nuestra responsabilidad es comprobar que todo queda recogido.
- A mí me gusta siempre recoger impresiones de los asistentes, y a través, casi siempre, de los anfitriones y valorar el evento. Normalmente, nuestro ROI suelen ser el nivel de felicitaciones o quejas que recogemos a través de los anfitriones e invitados in-situ. Yo recomiendo hacer una reunión con los anfitriones para valorar el evento. Esto nos ayuda a la hora de mejorar el próximo trabajo.
Esto es más o menos un diseño de cómo organizar un evento, que en este caso es una boda. Hay muchos detalles sobre los que me gustaría entrar en otro momento, como por ejemplo temas de protocolo, normas, colocación de las mesas, estructuras de las mesas, orden de discursos, etc. Pero para mí, y en líneas generales, lo más importante es generar una buena idea, que sorprenda por ser, sobre todo, creativa e innovadora.
Y para terminar, me gustaría recomendar que se aplique en cualquier evento un Story Telling, una historia que contar, que llegue emocionalmente a los invitados, para que lo recuerden siempre.
Perdonad… vuelvo con la boda de mi amiga. Ahora distribuyendo las mesas y colocando a los invitados…. Ufffff…
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