El presupuesto de un evento: Cómo calcularlo, tipos y consejos

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¿Cómo calcular el presupuesto?

Para realizar el presupuesto de un evento necesitamos conocer en detalle el objetivo que el cliente está buscando.

Tendremos en cuenta que para un evento se pueden ofrecer diferentes opciones que cambiarán sustancial el presupuesto. Por ejemplo, no es lo mismo organizar un evento sencillo y funcional en un hotel, que un encuentro exclusivo, en una espacio único, como puede ser un palacete o un palacio de congresos. Sucede lo mismo con el resto de piezas que conforman nuestro puzzle (evento): un catering exclusivo, unos audiovisuales con la última tecnología, actividades únicas o el número de invitados, varían el importe final.

Por ello, es imprescindible conocer perfectamente el perfil del evento, pero también lo es disponer de una estimación presupuestaria, que nos ayude a realizar el diseño que mejor se ajuste al briefing del cliente.

¿Cómo organizar el presupuesto de un evento?

El presupuesto de un evento está incluido en una propuesta que presentamos al cliente a partir de un briefing.

Dicha propuesta, incluye algunas partidas que constituyen el porcentaje más alto del mismo, como son el alquiler del espacio, la restauración o los audiovisuales. Posteriormente, se pueden añadir variables, como ponentes o actividades de entretenimiento, transportes o viajes, alojamiento, decoraciones y material publicitario, cartelería o señalitica.

En Differentia Events buscamos y seleccionamos varias opciones que incluimos en nuestra propuesta. Realizamos siempre una prospección de espacio, en ocasiones, incluso acompañados del cliente.

¿Cómo se debe presentar el presupuesto de un evento?

Presentamos al cliente una propuesta que debe ser siempre, clara y explicativa. Aportamos toda la información al cliente para que imagine su evento. En una misma propuesta se pueden incluir varias opciones de venues, catering o actividades. Explicamos todo con detalles, pero la decisión final es siempre del cliente. Una vez presentado, volvemos a revisar cada partida con los proveedores para entregar un presupuesto final.

¿Qué se incluye en un presupuesto?

El presupuesto de un evento incluye todos aquellos costes que intervienen en la realización del mismo, así como los que corresponden al trabajo de la agencia, a nivel de organización, planificación, coordinación, producción y atención durante el evento.

¿Por qué hay que realizar un presupuesto para un evento?

El cliente necesita conocer de antemano los detalles que se incluyen en le presupuesto. Un presupuesto sin control puede llevarnos a situaciones complicadas. Una propuesta bien construida tiene que incluir el presupuesto que mejor se adapte al briefing y el hecho de que no haya desviación al termino del evento, es uno de los retos más importantes del planificador.

Consejos para aprovechar al máximo el presupuesto

El presupuesto tiene por objetivo establecer una partida de costes que nos ayuda a realizar la estructura del evento. Es indispensable, tanto para el cliente, como para el organizador, conocer los detalles para que sea más sencillo añadir o eliminar las actividades que mejor se ajustan al briefing.

Para ello, es importante tener en cuenta algunos aspectos a la hora de preparar nuestro presupuesto:

Que se ajuste al briefing

En la medida que conocemos lo qué busca el cliente, es más sencillo ofrecer una propuesta acertada. Para ello, es fundamental disponer de un briefing bien estructurado.

Disponer de un presupuesto inicial

Contar con una partida presupuestaria nos ayuda a buscar y seleccionar de forma rápida y precisa, todos los aspectos involucrados.

Controlar los gastos

Una vez esté aprobado el presupuesto final, es responsabilidad del organizador controlar cada gasto para evitar desviaciones de última hora y mantener al cliente siempre informado.

Presentar un presupuesto detallado

Un presupuesto detallado nos permite modificar, añadir o eliminar con el cliente, aquellas partidas que mejor conformen el evento.

Conocer y explicar cada partida

Nadie como nosotros conoce cada partida para argumentar y defender ante el cliente.

Nuestra opinión también cuenta

Nuestra experiencia en la organización de eventos es importante. El cliente es el que decide, pero también aprecia nuestra opinión y sugerencias, para que el evento sea un éxito.

Si quieres conocer más sobre presupuesto para eventos ponte en contacto con nuestra agencia de eventos en Madrid.

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