En Differentia Events creemos que la selección de un buen espacio es una parte decisiva para el éxito de un evento. Además, es vital que se ajusten al perfil del evento. Para ello, en Differentia Events dedicamos mucho de nuestro tiempo a seleccionar los mejores ubicaciones. Necesitamos que cumplan las expectativas de nuestros clientes, pero además, que aporte valor, por sus características, su originalidad, por ser nuevos, singulares o porque transmitan emociones a los invitados.
Para acertar en la búsqueda, repasamos algunas claves que nos ayudan a seleccionar el mejor espacio:
- El perfil del evento: Es necesario que los espacios propuestos se ajusten al briefing y que incluyan los objetivos que se persiguen con el evento. Hoy en día, se tiende a tematizar y personalizar el evento, por lo que se busca un espacio en el que podamos desarrollar estrategias que ayuden a crear efecto sorpresa o emoción. Si tenemos que realizar actividades al aire libre, de teambuilding, o un cursos de formación, proponemos trasladar a todo el equipo a una finca aislada, en la que disponemos de todas las facilidades, además de un espacio, como jardín o terraza, para desconectar en tiempos de descanso. En el caso de seleccionar un espacio outdoor, es imprescindible contar con otra ubicación cubierta, como “plan B”, para evitar sorpresas ante inclemencias del tiempo.
- Que aporte valor: No se consigue emoción si no se encuentra algún aspecto que sea diferente por su originalidad o su temática. Celebrar un evento en una terraza de un rascacielos con vistas a la ciudad, una antigua sastrería, una finca en mitad de la naturaleza, un auditorio de un antiguo convento Jesuita o una fábrica de mármol puede transmitir emociones que conseguirán que nuestro evento sea recordado.
- Con buena ubicación: El espacio tiene que contar con una buena ubicación, al se que puedan llegar a través de transportes públicos, o con parkings cercanos, facilitando así, la accesibilidad de los invitados. Si se trata de una finca, lo más probable es que utilicemos autobuses, pero siempre procuraremos contar con buenos aparcamientos y buenas vías de comunicación. Es importante que se encuentren a pocos kilómetros de la ciudad.
- Capacidad y aforo: Seleccionaremos espacios en función de las capacidades, ajustando el número de invitados a las salas. Intentaremos que las salas sean panelables, para que se puedan adaptar. Con buenos anexos, vestuarios, servicios, cocinas, etc. Es importante definir el aforo antes de hacer la selección. No hay nada más triste que una sala de 400 personas, ocupada por 100 o por el contrario, una sala abarrotada en la que los invitados no pueden sentarse.
- Que esté perfectamente equipado y disponga de buenos servicios: Es fundamental que disponga de equipamiento audiovisual, luces, mobiliario, etc., además de diferentes servicios como catering o que tenga la posibilidad de que sea subcontratado.
- Que sea sostenible: Más que nunca, el espacio seleccionado tiene que estar adecuado a público con minusvalías o movilidad reducida. Se tiende, cada vez más, a realizar eventos sostenibles, en los que los espacios cuentan con un Certificado de Sostenibilidad, con sistemas en los que se economiza el agua, o se iluminan con bombillas de bajo consumo y con sensores que detectan el movimiento.
- Con capacidad de ser personalizado: Tendremos en cuenta la capacidad que tiene el espacio de ser adaptado a las necesidades. Antes de tomar la decisión, se revisará que sea adecuado y accesible para los montajes, a la producción y escenografías.
- Que se ajuste al presupuesto: El espacio suele ser una de las partidas más importantes de nuestro presupuesto y, por ello, tendremos en cuenta el aforo y el objetivo. Dedicaremos tiempo para analizar todos los pequeños detalles, para que no tengamos sorpresas y se transformen en extras. Por ejemplo, el montaje y desmontaje, horarios, seguridad, accesos, necesidades como señalíticas especiales, etc.
Para resumir, lo fundamental es que el espacio ademas de ajustarse al briefing y al objetivo, nos proporcione un valor añadido que lo haga diferente a los espacios en los que habitualmente se celebran los eventos. Algo que sorprenda y emocione al cliente y por ende, que sea recordado por los invitados.
En Differentia Events disponemos de una larga lista de espacios singulares que adaptamos a los objetivos de nuestros eventos. Además, siempre estamos a la vanguardia de nuevos locales, inauguraciones, ampliaciones y actualizaciones. Todos los meses, visitamos y seleccionamos nuevas ubicaciones para ofrecen a nuestros clientes.
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