Con la llegada de la transformación digital, nos hemos visto invadidos por interrupciones y distracciones por parte de nuestros diferentes gadgets a la hora de realizar nuestras tareas diarias. Los mensajes externos que recibimos nos invaden y cada vez más, se hace más difícil encerrarse, concentrarse. Sentimos la necesidad de tener que gestionar nuestro tiempo de una forma más efectiva.
Previo a realizar cualquier tarea, es importante identificar qué hacemos, cómo lo hacemos, qué herramientas o técnicas utilizamos y sobre todo, definir un plazo para terminar dicha tarea, con el fin de asegurarnos buenos resultados.
Para ello, debemos seleccionar nuestras tareas por prioridades, entre urgentes, no urgentes; importantes y no importantes.
Así cualquier
. tarea urgente e importante, tendremos que gestionarla cuanto antes,
. tarea urgente, no importante, la planificaremos para gestionarla más adelante,
. tarea no urgente, importante, la podemos aparcar y decidir cuándo se va a realizar, o si podemos delegarla,
. tarea no urgente, no importante, intentaremos delegar, o incluso eliminarla.
Una vez definidas las prioridades y para obtener mejores resultados, tenemos que tener en cuenta que las interrupciones afectan nuestro ritmo de trabajo, concentración y disminuye nuestra motivación y creatividad, incluso nuestro buen humor, proporcionándonos en algunos casos episodios de estrés o ansiedad. Por todo ello, es imprescindible evitar todo tipo de notificaciones, mensajerías o llamadas. Yo siempre utilizo la técnica del “aislamiento”, buscando un momento optimo del día, por ejemplo, en mi caso, primeras horas del día, sin olvidarme de determinar el tiempo que voy a utilizar. Desconecto el sonido del móvil o de cualquier otro dispositivo, para concentrarme al menos, durante unos minutos, en aquello que requiera más concentración. Me da muy buenos resultados.
Otro problema que encontramos a la hora de gestionar el tiempo, es cuando navegamos por Internet. Algunas veces, buceamos entre notificaciones y nos perdemos en diferente páginas durante minutos, horas, sin haber conseguido llegar al objetivo inicial. Así que aconsejo determinar muy bien qué es lo que estamos buscando, e ir definiendo nuestras prioridades, sin permitir distracciones. Si durante la navegación, encontramos algún otro tema de interés, podemos apuntarlo en un papel y volver posteriormente, pero siempre centrándonos en el objetivo principal de la búsqueda.
En cualquiera de las tareas a realizar, y con el fin de mejorar nuestra productividad, es muy recomendable utilizar agendas. Google Calendar es un magnifico planificador de tareas, que selecciona diaria, semanal o mensualmente, nuestras reuniones, citas, eventos, etc.. y nos ayuda con alarmas y recordatorios.
Espero que te haya gustado.
