Cada vez me sorprende más la creencia de algunas empresas que, para ahorrarse el servicio de un profesional para organizar su evento, se basan en la información que aporta Internet para buscar una ubicación para su evento. Uno de los trabajos en los que más horas empleamos los organizadores de eventos, es buscando y seleccionando buenas localizaciones que se ajusten al perfil del evento y que sean originales y sorprendan.
En Differentia Events, nos gusta adelantarnos y dedicamos dos o tres días al mes, para visitar nuevos espacios que ofrecer a nuestros clientes. De esta forma cuando nos presentan un briefing, ya tenemos algunas ideas de ubicaciones adecuadas. Por nuestra experiencia, sabemos distinguir dificultades que no se aprecian a simple vista en las fotos de Internet, y posibles problemas en una sala, como pueden ser la altura de los techos; columnas que dificultan la buena visibilidad en una presentación; la luz de la sala; pantallas y proyectores obsoletos, y sobre todo, y más importante, que no es “oro todo lo que reluce”.
No se puede generalizar, pero las fotos de una página pueden estar retocadas y en ocasiones, esconden algunos defectos, dificultades y problemas que pueden convertir nuestro evento en un autentico fracaso.
Otro dato importante a la hora de seleccionar una sala es ver el acceso, no siempre adecuado, que permita que un gran número de asistentes lleguen al mismo tiempo; la recepción; la guardarropía; la posibilidad de disponer de office para el catering, y temas que a simple vista, parecen menores. En ocasiones, más de 400 personas acceden al mismo tiempo, con maletas, abrigos, y no pueden bloquear calles y puertas de acceso. Nuestra experiencia nos dice que hay que tener en cuenta cada pequeño detalle y para ello, es fundamental visitar la salas con la suficiente antelación para poder seleccionar adecuadamente.
Por ello, en Differentia Events nos gusta hacer una prospección a los espacios antes de entregar la propuesta al cliente. Filtramos y seleccionamos dos o tres posibles candidatos, y en si así lo desea, acompañamos al cliente, para que pueda decidir la mejor opción.
La ubicación es una parte muy importante del éxito o fracaso del evento, y es fundamental que se ajuste tanto al perfil del cliente, como al briefing que nos presenta.
Si algo nos diferencia es el servicio personalizado y el cuidado del detalle, y así lo ejecutamos cuando tenemos que decidir dónde vamos a celebrar el evento. La ubicación es una parte muy importante del éxito o fracaso del mismo, y es fundamental que se ajuste tanto al perfil del cliente, como al briefing que nos presenta.
Por todo ello, recomendamos no dejarnos llevar únicamente por la información que se publica en Internet. El trabajo es laborioso y requiere dedicación, desplazamientos, pero te da la posibilidad de conocer de primera mano el espacio. Ventajas e inconvenientes, así como el servicio que el establecimiento puede ofrecerte a al hora de alojar el evento.
Y este metodología aplicamos a todos los proveedores con los que trabajamos. Conocemos a nuestros colaboradores y sabemos que trabajan con el mismo nivel de calidad. Necesitamos confiar en ellos para que nuestros clientes dejen su evento en nuestras manos. No podemos fallar en servicios como audiovisuales, azafatas, alquiler de mobiliario, catering, fotógrafos, etc..
Seguramente que en Internet vas a encontrar muchísimos servicios para organizar tu próximo evento, pero si quieres triunfar, no dudes en dejar el trabajo de búsqueda, selección, planificación y organización en manos de profesionales, que como nosotros, harán que tu evento se transforme en una experiencia inolvidable.
Pregúntanos. Estamos aquí para ayudarte. Llama al 696423443 o envíanos un email a differentia@differentiaevents.com
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Fotos: Differentia Events. Prospección R. Fábrica de Tapices, Sala Matadero y Sala MEEU. Madrid
