Tras la aparición de la pandemia del covid 19, las empresas se ven forzadas a confinar a sus equipos y a comunicarse a través de conexiones online. En ocasiones, la calidad de las mismas deja mucho que desear, tienen problemas de sonido, cortes intermitentes e interminables distracciones domésticas que provocan rechazo y/o aburrimiento. Es por ello, que las empresas se dejan aconsejar por los profesionales de eventos para atraer a su audiencia.
Aplicando nuestra experiencia en organización de eventos, y gracias a tecnologías innovadoras, los eventos virtuales se han convertido en auténticos programas televisivos. Contamos con platós de producción perfectamente equipados para la producción y emisión, creamos escenarios virtuales, aplicamos técnicas de realización con diferentes planos, y actividades como juegos, concursos, talleres, humor con los que interactuar con el asistente que se encuentra al otro lado de la pantalla.
¿Por qué organizar un evento empresarial virtual?
Hay tres ventajas que el evento virtual nos proporciona frente al evento presencial:
- El evento corporativo virtual surgen como respuesta a la necesidad de comunicar mensajes a una audiencia que ahora, se encuentra en diferentes localizaciones. Por ello, las emisiones online nos permite eliminar barreras geográficas. No existen limitaciones respecto al número de asistentes y por lo tanto, ampliamos nuestra audiencia.
- Esto proporciona un considerable ahorro en costes porque los participantes no se tienen que trasladar, ni hacer inversiones en alquiler de grandes espacios. Nuestro evento se puede grabar en un plató de producción, en un espacio reducido singular, o incluso, en las oficinas del cliente. Es imprescindible tener en cuenta la calidad de las conexiones y de los equipos técnicos y humanos, porque un evento virtual requiere de alta fiabilidad y calidad en la producción, realización y emisión del evento.
- Y por último, el evento virtual nos proporcionan métricas a tiempo real y la posibilidad de conocer el perfil de nuestra audiencia de forma inmediata.
¿Qué eventos se pueden hacer virtuales?
No hay limitaciones respecto al tipo de evento que se puede organizar online. Desde cursos de formación, teambuilding, talleres, congresos, convenciones, presentaciones de producto, catas, showcooking, charlas motivacionales, sesiones de magia, humor, webinars y en general, cualquier encuentro de trabajo.
Incluso se pueden realizar encuentros de networking en los que los participantes interactúan entre ellos. A través de actividades, podemos seleccionar salas secundarias para realizar encuentros individuales o en grupos reducidos.
¿Cómo se realiza un evento corporativo de forma virtual?
Para realizar un evento corporativo virtual, al igual que un evento presencial, lo primero es conocer qué objetivo se quiere alcanzar. El organizador de eventos diseña el evento que mejor se ajusta al briefing entregado por el cliente.
En el caso del evento online es más importante incluso, planificar y crear una escaleta para conocer con anticipación el desarrollo del evento minuto a minuto. Hay que tener en cuenta que estos eventos suelen emitirse en directo y no todos los ponentes están familiarizados con las cámaras, escenarios virtuales y pantallas. Por eso, los profesionales de los eventos ayudamos a los ponentes con consejos y se realiza un ensayo general que aporta seguridad y fiabilidad al evento.
Es fundamental contar con el asesoramiento de profesionales (dirección técnica, realización, cámaras, sonido, iluminación, etc..), que consiguen, con su experiencia y conocimientos que el evento sea un éxito.
Ejemplo de eventos virtuales para empresas
Como caso de éxito, podemos citar el evento virtual que desarrollamos para una empresa recientemente.
Necesitaban comunicar sus mensajes y volver a conectar con una audiencia con la que solían encontrarse de forma presencial. Desarrollamos un evento virtual, bajo una temática amena y divertida. Emitimos el evento desde el plató de producción y realizamos cambios de escenarios, charlas, entrevistas, mesas redondas, vídeos e interacciones con el público, a modo de programa de televisión.
Se conectaron más de 700 asistentes, que simultáneamente, recibieron en sus domicilios un regalo y un lunch-box personalizado horas antes del evento.
El evento fue todo un éxito en términos de número de conexiones, así como de satisfacción de los invitados y del cliente.
Un buen profesional de los eventos sabe que nada puede sustituir la emoción de un evento presencial, pero la tecnología desarrollada hoy en día (3D, escenarios virtuales, conexiones robustas, medios técnicos y humanos) nos permiten atraer a nuestra audiencia. Es por eso, que estamos seguros que los eventos virtuales no sustituyen, sino que complementan y enriquecen los eventos presenciales.
