Seas responsable de organizar los eventos o no, pero te toca coordinar las actividades para tu empresa, este artículo te interesa.
Muchas veces, hablamos con personas que están desbordadas porque además de su trabajo diario, tienen que organizar los eventos y no saben por dónde empezar. No es tarea fácil. Filtrar, visitar y seleccionar espacios, buscar proveedores, planificar, adaptándolo todo a un presupuesto limitado, lleva mucho tiempo. Y, ¿cómo sabes que puedes confiar en ellos?. Aunque tengas habilidades para la coordinación, necesitas una ayuda externa que filtre la información y te prepare todo.
Por ello, he preparado algunas claves que no puedes olvidar a la hora de organizar tu evento y todo lo que una agencia como Differentia Events, puede ayudarte:
¿Cómo organizar un evento de éxito para tu empresa?
No pierdas tiempo escribiendo el briefing: Para preparar tu evento, es prioritario conocer el objetivo qué busca tu empresa. Para ello, muchas agencias te pedirán un briefing detallado al que tendrás que dedicar bastante tiempo. En Differentia Events llevamos muchos años recogiendo briefing y para ayudarte, nos sentamos contigo. En una sencilla reunión, nos puedes dar toda la información (tipo de evento, número de participantes, fecha, presupuesto, etc..) y no necesitarás escribir documentos. Nosotros nos encargamos de recoger tu briefing.
Búsqueda y selección del venue: La localización del evento es, sin duda, el trabajo más duro, pero es clave para el éxito de tu evento. En algunos casos, la ubicación ayuda incluso a la convocatoria. Por ello, disponemos de espacios espectaculares, secretos, edificios emblemáticos, con vistas increíbles, que ayudan a sorprender a los invitados. Conocemos las últimas tendencias y los espacios reciente inaugurados. El venue del que todo el mundo habla, y que tu invitado está deseando conocer. Seleccionamos aquellos que más se ajustan al briefing y al presupuesto.
Gestión de los proveedores involucrados en el evento: Es fundamental rodearse de los mejores colaboradores. Confiar tu evento a una empresa de catering o de audiovisuales fiable porque de ellos depende que tu evento sea recordado por la originalidad de su gastronomía o por la innovación de los audiovisuales. En Differentia Events trabajamos con colaboradores que, como nosotros, trabajan con altos estándares de calidad.
Adaptar tu evento a tu presupuesto: El evento tiene que estar construido dentro de una partida presupuestaria. Por ello, es muy importante que se seleccionen venues y proveedores que se ajusten a dicho presupuesto. Cada partida tiene que estar detallada y especificada para que no haya sorpresas. Planificamos y estimamos cada pequeño detalle para que no haya desvíos presupuestarios y mantenemos comunicación puntual con el cliente antes de realizar cualquier cambio. Negociamos con proveedores proporcionando ahorros interesantes.
Innovar, diseñar, crear para triunfar en tu evento: Todo evento, por pequeño que sea, necesita aportar emoción. Un espacio singular con vistas espectaculares o un catering tematizado puede sorprender a los invitados y conseguir que se mantenga en el recuerdo. Por ello, adaptando el evento al briefing y ajustándonos al presupuesto, aportamos múltiples opciones que emocionará a los invitados.
¿Qué perfil debe tener un organizador de eventos?
Un organizador de eventos “nace y se hace”
Las habilidades de un organizador de eventos: Seguro que esto te va a sonar: un organizador de eventos “nace y se hace”. Necesita desarrollar algunas habilidades para gestionar múltiples proveedores al mismo tiempo, en el mismo lugar. Dotes para relacionarse con clientes. Técnicas para planificar, coordinar y conseguir que todo fluya. Controlar cada pequeño detalle con capacidad para mantener la calma, incluso bajo presión. Aportar siempre soluciones rápidas y efectivas ante posibles imprevistos. En Differentia Events revisamos cada pequeño detalle, evitando problemas de última hora. Nuestra máxima es descargar el estrés del cliente, responsabilizándonos de todo el proceso y conseguir que él solo se dedique a sus invitados y a disfrutar.
Espero que todos estos pequeños trucos te hayan sido de ayuda. En Differentia Events nos apasiona organizar eventos. Si quieres que te ayudemos, no lo dudes, contacta con nosotros. Echa un vistazo a Agencia de eventos Madrid.
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Email: differentia@differentiaevents.com
