La importancia de realizar una prospección antes de organizar un evento

En Differentia Events sabemos de lo importante que es conocer todos los aspectos que intervienen a la hora de organizar un evento y por ello, consideramos que es imprescindible realizar una prospección que nos ayude a asegurar cada aspecto que formará nuestro evento.

Antes de un evento, visitamos cada una de las localizaciones seleccionadas y analizamos los pros y los contras, con el fin de no dejar espacio a la improvisación. Además, nos reunimos con los diferentes proveedores que están involucrados en el evento, para confirmar que nos adaptamos perfectamente al briefing y al presupuesto que nos presenta el cliente. Somos conscientes que en la medida que tenemos más información, conseguimos más seguridad para que nuestro evento sea un éxito y podamos alcanzar los objetivos que el cliente se ha propuesto.

Actualmente, se puede encontrar mucha información en Internet sobre espacios, localizaciones, proveedores y, en general, sobre cualquier necesidad que tengamos para organizar nuestro evento. Incluso, podemos ver opiniones para contrastar nuestra propuesta, pero es fundamental hacer una prospección en la que analizar cada pequeño detalle. Para ello, tenemos que hacer una preparación previa y conocer muy bien nuestras necesidades en todo lo que se refiere a determinados aspectos como:

Espacio: ponemos nuestra lupa en los salones, en su decoración, en la altura del techo, la luz natural, los accesos, las sillas, el equipamiento audiovisual y los almacenes. Además, valoramos los lavabos, la limpieza, parking propios o cercanos, la proximidad al aeropuerto o la estación de tren más cercana, las posibilidades de decoración, terrazas o jardines y los exteriores y puertas de acceso.

Catering: hablamos con los diferentes proveedores de catering analizando las necesidades del cliente, el perfil del invitado y las posibilidades que nos ofrece para dar el mejor catering adaptado al presupuesto. Determinamos horarios, el servicio, la decoración y cualquier aspecto que puede mejorar la calidad y presentación del catering.

Audiovisuales: en muchos casos, los salones ya están equipados, pero es fundamental reunirnos con nuestro proveedor de referencia para analizar las posibilidades de reforzarlo. En muchos casos, tenemos que contar con proveedores locales que no conocemos y nos tenemos que asegurar de su fiabilidad y calidad en el trabajo.

Producción, estructuras, mobiliario y decoración: nuestro evento tiene que vestirse con diferentes elementos, como estructuras en escenario, mobiliario, photocalls, roll-ups, y por ello, determinamos con nuestros proveedores qué es lo más conveniente para nuestro evento.

Actividades: analizamos las diferentes actividades y nos reunimos con ellos para conocer sus propuestas y conseguir las que mejor se adaptan al briefing.

Restaurantes: es muy común que alguna comida o cena de gala se tenga que celebrar en un restaurante. Para ello, buscamos el más cercano o el que mejor se ajusta al briefing. Necesitamos ver las instalaciones, si tienen reservados y en algunos casos, probar su gastronomía para comprobar su calidad y presentación.

Azafatas y personal de apoyo: nos reunimos siempre con nuestros proveedores de azafatas con los que definimos el perfil de persona que necesitamos, así como el tipo de uniforme, horarios, necesidades y en algunos casos realizamos algún casting. Actualmente, alguna empresa cuenta con App que nos ayudan a coordinarnos directamente con las personas que nos van a apoyar en el evento.

Fotógrafo: consideramos muy importante dejar recuerdo a través de un reportaje fotográfico o vídeos que después pueden compartirse en redes sociales o entregarse a las empresas y asistentes. Siempre buscamos un profesional que nos conozca y sepa captar momentos del evento, fotografías instantáneas, desenfadas y que recojan el espíritu del evento.

Transfers: es muy importante comunicar horarios y trayectos a la empresa que nos facilita los transfers. Es muy común que posteriormente haya pequeños cambios, pero intentamos que sean los mínimos para que no se desvíen los presupuestos iniciales.

En este sentido, en Differentia Events, seguimos visitando a nuestros proveedores y conociendo más espacios diferentes, que se ajusten a nuestros estándares de calidad.

Organizamos eventos de forma diferente y con ello, nos distinguimos y aportamos un valor añadido a nuestros clientes. Si quieres conocernos, te invitamos a visitar nuestra página web, o envíanos un email, differentia@differentiaevents.com,  y te preparamos una propuesta, sin compromiso.

Write a comment

Adelántate a la NavidadTe ayudamos a organizar la mejor celebración de Navidad

Te ayudamos a organizar tu mejor Navidad con tus empleados o clientes.Tenemos todo preparado. Déjalo en nuestras manos y ahorra tiempo y presupuesto.

Llama ahora al 696423443, o envía un email a differentia@differentiaevents.com

Si continuas utilizando este sitio aceptas el uso de cookies. más información

Los ajustes de cookies de esta web están configurados para "permitir cookies" y así ofrecerte la mejor experiencia de navegación posible. Si sigues utilizando esta web sin cambiar tus ajustes de cookies o haces clic en "Aceptar" estarás dando tu consentimiento a esto.

Cerrar