Sigue leyendo y descubre por qué tu empresa debe contratar a un organizador de eventos
El año pasado salió bien, pero fue una pesadilla, sufriste un montón y dedicaste muchas horas de tu tiempo. Eso sin contar que al terminar, tu director de ventas te pidió información detallada sobre los asistentes y no sabías tenías ningún dato …. Sé cómo te sientes. No es la primera vez que alguno de mis clientes me ha llamado para que les ayudará. Lo que puede ser apasionante para mi, se convierte en una pesadilla para personas que, como tú, no puedes o no quieres dedicar todo tu tiempo a organizar un evento.
Hoy en día se tiende a ahorrar costes y algunas empresas confían el trabajo de organizar eventos a personas dentro de la propia organización, que no tienen el perfil y las habilidades necesarias para que sea un éxito.
Para organizar un evento, en muchos casos, es necesario realizar una inversión que cubra el alquiler de espacio, audiovisuales, azafatas y un catering para los invitados, y todo ello, tiene que estar dentro de un presupuesto de marketing. Las empresas asumen esta inversión, pero ¿quién se encarga de la gestión de todo ello?.
Un evento no es un trabajo sencillo o rutinario. Cada evento es diferente y requiere de habilidades de selección, negociación con proveedores, coordinación, planificación, organización, sentido común, y lo que es más importante, mucha capacidad para aportar soluciones rápidas y eficaces, ante posible imprevistos.
Si todavía estás dudando entre hacerlo tú mismo o contratar a un profesional de los eventos, es imprescindible que conozcas todo lo que un organizador de eventos aporta para que tu evento triunfe:
- Entre otras tareas, dedica mucho de su tiempo a actualizar su cartera de venues o espacios singularesen los que realizar el evento. Ya antes de disponer del briefing, descubrirás que conoce las últimas tendencias y los espacios recientemente inaugurados. Además, selecciona tres o cuatro espacios que se ajusten al perfil de la empresa, de los invitados y del objetivo que se quiere alcanzar. Visita cada uno de los vendes y tiene contacto directo con los responsables, antes de incluirlo en la propuesta.
- Aunque cada caso es diferente, cuenta con gran experiencia organizando eventos, y ayuda a su cliente, adelantándose a los acontecimientos y no dejando espacio para la improvisación.
- Una de las grandes habilidades del organizador de eventos es que que es creativo a la hora de diseñar su evento. Es una persona informada, apasionada por su trabajo, que conoce bien las tendencias y aporta ideas para que el evento se convierta en una experiencia que será recordada por los invitados.
- Dispone de habilidades para negociar con proveedores. Tiene muy buenas relaciones con un amplio grupo de colaboradores con los que trabaja y con los que puede ajustar costes al presupuesto. Además, hace suyo el presupuesto de su cliente, evitando posibles desviaciones o costes adicionales.
- Una de sus responsabilidades principales es gestionar a múltiples proveedores, al mismo tiempo, en un mismo lugar. Tiene dotes para relacionarse no solo con clientes, si no con sus proveedores.No es fácil poner a tanta gente de acuerdo y conseguir que trabajen con la misma metodología.Para ello, utiliza técnicas de coordinación, planificación y checking, con los que revisa cualquier cualquier pequeño detalle controlado.
- Sabe mantener la calma, incluso bajo presión y aporta soluciones rápidas y efectivas ante posibles imprevistos. Un buen organizador de eventos es capaz de descargar el estrés del cliente, responsabilizándose de todo el proceso.
Todo ello, hace que si la empresa se apoya en un organizador de eventos, además de triunfar, innovar, ganar en creatividad y productividad, se consigue un ahorre en costes.
En Differentia Events sabemos muy bien que es encargarse de la logística de todo lo que rodea un buen evento. Sabemos optimizar los recursos que disponemos e interiorizar el evento para conseguir un buen resultado. Por ello, te animamos para que la próxima vez que tengas que organizar un evento cuentes con un buen organizador. Ganarás en productividad y ahorrarás costes.
Contacta con nosotros y te haremos una propuesta, sin compromiso.
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Te invitamos que visites la web, www.differentiaevents.com, para que descubras más sobre nuestra metodología.
