Ahora que ya estamos metidos en “harina” (en la harina de las celebraciones y festejos navideños), no encuentro nada mejor para comentar que sobre el tema de la organización de eventos. Nos sumergimos en un diciembre cargado de cenas de empresa, de clientes, de los de la clase de inglés, de los del gimnasio, de amigos, fiestas de Nochevieja…
Por eso, hoy quiero adentrarme en el término EVENTO. La Real Academia define el termino como un suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Y la verdad es que, salvando lo de deportiva, que suena más a fútbol, eso es exactamente lo que es nuestra cena de Navidad, o con amigos o de Nochevieja: un acto que programamos con el fin de socializar.
Pero los eventos ya no son lo que eran. La inclusión de Internet en nuestras vidas, ha transformado nuestros tradicionales eventos. No hace tanto tiempo, nos reuníamos con amigos, llevando siete aspirinas para el dolor de cabeza, y hacíamos ingeniería para poner de acuerdo a todos, encontrar una fecha adecuada, un sitio adecuado y a gusto de todos. Las redes han revolucionado este sector y por ende, el modo en el que se planifican y organizan los eventos.
Hoy, cuando planificamos un evento, tenemos en cuenta tres etapas: el pre-evento, el evento y el post-evento. En las tres etapas, las redes sociales juegan un papel fundamental, que explico a continuación:
- Antes del evento, las redes sociales nos ayudan a seleccionar el espacio en el que vamos a celebrar el evento. Buscamos en Internet y los comentarios nos ayudan a la hora de elegir y, mucho más importante, podemos hacer la reserva sin movernos de nuestra silla. Internet es fundamental para convocar a los invitados y mantener la información sobre posibles cambios y actualizaciones en tiempo real. Se establecen relaciones entre los asistentes antes del evento, generando un tráfico constante, que puede ser utilizado para mejorar el evento.
- Durante el evento, nos apoyamos en las redes sociales para mantener comunicación permanente con los asistentes o incluso con los no asistentes al evento. Podemos realizar comunicaciones por streaming, periscope, para aquellos que no han podido estar presentes pero quieren participar en el evento.
- Después del evento, la comunicación sigue viva. Se publican resultados, fotos, vídeos entre los asistentes. ¿Qué mejor éxito que aquel que se cuelga en las redes sociales generando visitas, likes, twits… ?
Todo es un flujo de interacción que ayuda al éxito final del evento. La percepción de ser recordado puede alargarse en el caso del evento que se apoya en redes sociales, transformando el termino de evento tradicional.
Pero hay un concepto que desde hace unos años ha revolucionado el mundo de los eventos y es la utilización de Aplicaciones hechas a medida para el evento. Desde el momento de la convocatoria, el invitado recibe un enlace para descargarse, generalmente en su smartphone, una aplicación que utilizará para registrarse, para conocer más sobre los detalles, los asistentes, para interactuar con otros participantes y para mantenerse al día en tiempo real.
Además, las Aplicaciones proporcionan grandes beneficios a la hora de medir la cantidad y la calidad (el perfil) del asistente. Eventos complejos como un Congreso, Ferias, Entrega de Premios, hasta eventos caseros, como reuniones de amigos, viajes o cenas se miden a través de Aplicaciones. Es toda una revolución para aquellos que llevamos tantos años organizando eventos, no solo por la posibilidad de medir el número de participantes, sino por la importancia de tener el perfil del participante y poder disponer de toda una información fundamental a la hora de vender, fidelizar o volver a interactuar con él.
Atrás quedaron los contadores manuales de asistentes que presionábamos mientras los invitados entraban desordenadamente en nuestro evento.
Si quieres, deja tu comentario.
