¿Qué distingue a un buen Organizador de Eventos?

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Me suele ocurrir que al describir los servicios que ofrecemos en Differentia, la persona, que en algunos casos, acabo de conocer, me sorprende con un «ah… yo también he organizado muchos eventos…» o «si, yo he organizado cumpleaños y bodas de amigos» …. aunque antes se haya descrito a si misma como abogada laboralista, comercial, o propietario de una cadena de supermercados de barrio.

La verdad es que hoy en día, en un país en el que sobran especialistas y faltan ofertas de trabajo, cada uno se busca la vida como puede y suele suceder que bajo un único perfil, se esconde alguien que se ha ido formando de forma autodidacta en varias cosas distintas. Esto no es malo y no lo critico. Incluso, reafirmo mi teoría de que cuesta encontrar tu «don», sacar el talento que todos llevamos y que no siempre coincide con lo que estamos haciendo.

No obstante, hay una regla de oro para triunfar y disfrutar de lo que haces y eres y «es centrarte en aquello que te diferencia porque lo haces bien, porque disfrutas y que puedes aportar porque te sobra».

Y desde estas líneas pido a las empresas que elijan con cuidado los profesionales en los que confían la organización de sus eventos. Es una gran responsabilidad manejar presupuestos para promocionar su negocio a través de un evento. La organización y ejecución de un evento puede parecer tarea fácil, pero requiere de habilidades de las que no todos disponemos. Aquí juega mucho tu personalidad, tu educación y lo que has aprendido en lo que se refiere a relaciones con los demás. No todo el mundo tiene paciencia, saber comportarse en diferentes situaciones, adaptarse a la personalidad del cliente o esa capacidad de convencer. Además, es imprescindible ser enérgico, vital, decisivo y saber negociar con proveedores, así como gusto por el trabajo en equipo.

Yo destaco cinco habilidades fundamentales para ser un buen organizador de eventos:

  1. Ser una persona amable, muy social, «friendly» como dicen los ingleses. Que transmita confianza. Amable, agradable, de trato fácil, adaptable a clientes de diferentes perfiles. Qué tenga la habilidad de saber llevar y convencer al cliente, pero a la vez buen negociador con proveedores. Excelente coordinador de equipos humanos, agencias externas y que disponga de gran capacidad para trabajar en equipo.

    Infogr. por Ana M. López

  2. Tener una gran habilidad para planificar. Ser ordenado, lógico, analítico. Que maneje herramientas como agendas, calendarios, plannings, timings, aplicaciones que le ayuden a cumplir tiempos, y a no dejar escapar ningún detalle por pequeño que sea. El orden en esta profesión es imprescindible, ya que tiene que coordinar diferentes proveedores, decidir entre opciones y hacer que todo sea perfectamente ejecutado en un tiempo y espacio determinado.
  3. Saber escuchar al cliente. En inglés se denomina «good listener», para saber captar lo que el cliente busca con el evento: conocer el objetivo de la empresa, el producto o servicio que se quiere comercializar, la finalidad del evento y el perfil del público al que se dirige. Además, siempre recomiendo conocer bien el estilo del cliente de la empresa para acertar en la elección del perfil del evento.
  4. Ser analítico, responsable del presupuesto disponible para el evento. Intentando trabajar sobre un presupuesto inicial, el organizador de eventos perfila los detalles del presupuesto, que es presentado y aceptado por el cliente. Desde ese momento, el buen organizador hace suyo el presupuesto y lo controla día a día, notificando cualquier desviación o ahorro que pueda haber en el desarrollo del evento.
  5. Ser resolutivo. Que se mantenga atento a cualquier detalle. Lo que los anglosajones llaman «Keep calm». Tiene que transmitir tranquilidad a la hora de solucionar cualquier imprevistos, incluso en situaciones de estrés, haciendo que el cliente confíe plenamente en la ejecución del evento.

Y para terminar, me encantaría añadir que un gran organizador de eventos tiene que tener la capacidad y el gusto por seguir aprendiendo, porque cada evento es diferente y se aprende con cada uno de ellos para conseguir que el siguiente sea mejor.

Espero que os haya gustado y dejadme vuestros comentarios sobre qué habilidad añadiríais a esta lista.

Fuente de la foto: Pixabay

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