Con la llegada de la transformación digital, nos hemos visto invadidos por interrupciones y distracciones por parte de nuestros diferentes gadgets, que nos ayudan muy poco a la hora de realizar nuestros trabajos diarios. En el caso de un organizador de eventos, se requiere de grandes dosis de aislamiento para preparar y comparar presupuestos, seleccionar proveedores y confeccionar una oferta que se ajuste al briefing del cliente. Los mensajes externos que recibimos, nos invaden y cada vez más, se hace difícil encerrarse y concentrarse. Sentimos la necesidad de tener que gestionar nuestro tiempo de una forma más efectiva.
Previo a realizar cualquier tarea, es importante identificar qué hacemos, cómo lo hacemos, qué herramientas o técnicas utilizamos y sobre todo, definir un plazo para terminar dicha tarea, con el fin de asegurarnos buenos resultados.
Para ello, debemos seleccionar nuestras tareas por prioridades, entre urgentes, no urgentes; importantes y no importantes.
. Si se trata de una tarea urgente e importante, tendremos que gestionarla cuanto antes.
. Si tenemos ante nosotros, una tarea urgente, no importante, es mejor planificar y gestionarla más tarde.
. Si la tarea no es urgente, aunque importante, podemos aparcarla y decidir cuándo se va a realizar, o si tenemos la posibilidad de delegarla.
. Si la tarea no es urgente y además, no importante, intentaremos delegar, o si es posible, eliminarla.
Una vez definidas las prioridades y para obtener mejores resultados, tenemos que tener en cuenta que las interrupciones afectan nuestro ritmo de trabajo, concentración y disminuye nuestra motivación y creatividad, incluso nuestro buen humor, proporcionándonos en algunos casos episodios de estrés o ansiedad. Por todo ello, es imprescindible evitar todo tipo de notificaciones, mensajerías o llamadas. Yo siempre utilizo la técnica del “aislamiento”, buscando un momento optimo del día, por ejemplo, en mi caso, primeras horas del día, sin olvidarme de determinar el tiempo que voy a utilizar. Desconecto el sonido del móvil o de cualquier otro dispositivo, para concentrarme al menos, durante unos minutos, en aquello que requiera más concentración. Esto me suele dar muy buenos resultados.
Otro problema que encontramos a la hora de gestionar el tiempo es cuando navegamos por Internet. Algunas veces, buceamos entre notificaciones y nos perdemos en las diferentes páginas durante minutos, horas, sin haber conseguido llegar al objetivo inicial. Así que aconsejo planificar muy bien, qué buscamos, e ir definiendo nuestras prioridades. Si durante la navegación, encontramos algún tema de interés, podemos apuntarlo en un papel y volver posteriormente, pero siempre centrándonos en el objetivo principal de la búsqueda.
En cualquiera de las tareas a realizar, y con el fin de mejorar nuestra productividad, es muy recomendable utilizar agendas. Google Calendar es un magnifico planificador de tareas, que selecciona diaria, semanal o mensualmente nuestras reuniones, citas, eventos, etc y nos ayuda con alarmas y recordatorios.
¿Cómo gestionas tu tiempo para conseguir más productividad?. ¿Qué te ha parecido esta información?.¿Añadirías algo más? . Déjame tus comentarios abajo.
