Volvemos a emocionar con eventos híbridos
Despacio pero con pie muy seguro, empezamos a organizar eventos semipresenciales, en los que nuestros invitados se reencuentran fisicamente, pero llegando a una audiencia más amplia gracias a las conexiones online.
El último evento híbrido que hemos realizado ha sido el Congreso Anual para la Asociación Española de Abogados de Familia, AEAFA, los pasados 2 y 3 de julio. Con la participación de 15 personas en modo presencial, pudimos retransmitir las Jornadas Centrales durante dos días por streaming a más de 400 asistentes. Se trataba de convertir el Congreso de AEAFA, que celebraba de forma presencial a un nuevo y divertido formato virtual.
¿Por qué AEAFA eligió el formato híbrido para celebrar sus Jornadas Centrales?
Cuando en el mes de marzo, el responsable de Marketing y Comunicación de AEAFA contactó con nosotros, los datos de la pandemia no eran buenos. Muchas Comunidades Autónomas contaban con serias restricciones de movilidad y las vacunas llegaban con “cuenta gotas” a los ciudadanos. Era impensable poder celebrar un evento similar a los realizados por AEAFA en años anteriores, con la presencia de más de 600 personas venidas de toda España. Pero la Junta Directiva se resistía a cancelar un evento tan trascendetal para ellos y nos confiaron la organización del mismo. Durante la presentación de nuestra propuesta en nuestro plató de producción, tuvimos la ocasión de resolver todas las dudas a la Junta Directiva, e incluso, ilusionarles con lo que se convertiría en un evento con formato de programa televisivo.
Atraer a los asistentes durante dos jornadas no sería tarea fácil, pero para ello, AEAFA contaba con contenidos actuales e muy interesantes, además de ponentes de muy alto nivel. El evento giraría alrededor del mundo de la televisión, relacionándolo de forma divertida con temas jurídicos. Como si de un programa de televisión se tratará, atrapamos la atención de los participantes con cambios de escenarios, planos, vídeos y contenidos entretenidos.
¿Cómo se realizaba el registro de invitados?
Creamos una microsite especifica y personalizada para el evento en el asistentes encontraba toda la información sobre el programa, el ponente, etc.. y en el que se registraban. Para ello, diseñamos un ecommerce conectado a una PTV que confirmaba el pago y una funcionalidad en la web se emitía un Diploma de Participación para los asistentes.
Algunos datos de interés sobre el evento
Para la organización del evento,
- Se crearon dos escenarios, uno físico y otro virtual con diferentes ubicaciones.
- Se diseñaron cartelas, cuenta atrás, plantillas personalizadas y animadas para las transiciones durante el evento.
- Se utilizaron 6 cámaras, microfonía, audiovisuales y demás equipos necesarios para la correcta retransmisión en streaming desde plató, así como un kit completo de retransmisión con todo el equipo humano de técnicos, operadores, supervisores, director de retransmisión, realización y coordinación.
- Se emitieron más de 11 horas en streaming, 2 conexiones en directo, 2 falsos directos, 14 ponentes, 13 vídeos, ponencias, cartelas, cuenta atrás, dos escenarios, uno virtual y uno corpóreo, grabación integra de las jornadas, animaciones y transiciones, además de todos los medios técnicos y humanos como el diseño, producción, realización y coordinación del evento.
- Se realizó un ensayo general en plató el día previo, con todos los ponentes de forma presencial que permitió a los participantes adquirir absoluta seguridad ante las cámaras.
¿Qué medidas de seguridad Covid19 se aplicaron en el evento híbrido?
En plató se aplicaron todas las normas de seguridad Covid19. Además, de una perfecta limpieza y desinfección antes y durante el evento por parte de una empresa especializada, los asistentes y ponentes tenían que presentar un test de antígenos negativo. Para ello, tanto el día del ensayo, como los dos días del evento, realizamos test de antígenos con la colaboración de un laboratorio especializado.
Tanto en los accesos al plató, como las salas de espera, camerinos, etc se ubicaron dispensadores de gel hidroalcoholico y todos los equipos (micrófonos, mesas, pantallas, etc..) se desinfectaban constantemente.
Todo nuestro equipo (técnicos, cámaras, realizadores, coordinadores, maquilladora, personal de catering) estaban provistos, en todo momento, de mascarilla.
¿Qué ventajas aportan los eventos híbridos a las empresas?
Las organizaciones tienen muchas ganas de volver a lo presencial. Son conscientes de lo importante que es reencontrarse con sus empleados, sus clientes, que sus contactos vuelvan al networking y a la socialización. Sin duda, ha llegado el momento de dejar atrás los tediosos Webinars de Zoom y aprovechar todas las ventajas que nos ofrecen los eventos digitales. Ahora sabemos cómo hacer eventos seguros y ahora, se trata de combinar en un evento, un número determinado de participantes presenciales y ampliar la audiencia online de forma ilimitada. De esta forma facilitamos la participación de asistentes en otras ubicaciones, cuya movilidad es reducida. Es otra forma, también de reducir costes.
Ha sido un placer trabajar con la Junta Directiva de AEAFA y que nos hayan confiado su evento. Asimismo, estamos muy orgullosos de todo nuestro equipo de informáticos, especialistas, cámaras, realizadores, técnicos, coordinadores, que con planificación y profesionalidad han contribuido al éxito de este evento.
Ahora, más que nunca, es el momento, de volver a realizar eventos seguros, en los que combinamos lo presencial con lo virtual. Aplicando todo lo que hemos aprendido, podemos ofrecer a nuestros clientes otro nuevo concepto de evento.
